Questo articolo è stato tratto da: http://blog.phpbookinghotel.com/scrivere-correttamente-una-email-di-risposta-ad-una-richiesta-di-prenotazione/

In questo articolo vogliamo spiegarvi come è perchè sia importante formulare correttamente una email di risposta per convertire la richiesta di soggiorno in prenotazione.

Questo aspetto è molto trascurato dalle strutture novizie mentre è un concetto ormai ben consolidato dai veterani.

Le modalità di richiesta di una camera sono sostanzialmente 3:
Email
Telefono
Sul posto

Un potenziale cliente ci invia un’email per:
Effettuare una prenotazione
Chiedere prezzi e disponibilità

Soffermiamoci nella risposta alla seconda tipologia di email. Ecco 7 pratici consigli nello scrivere la vostra email:

1. A chi fa la richiesta si da del tu

e non del lei perche siamo un b&b e la gente sceglie il b&b perche vuole qualcosa di piu familiare.

2. Punteggiatura:

quando si finisce un discorso, si va a capo in maniera ordinata e precisa. Si mettono punti e virgole dove sono necessari.

3. L’email di risposta HA un’inizio che riprende solo il nome e non nome e cognome:

Gentile mariagrazia CORRETTO
Gentile mariagrazia rossi ERRATO

4. Nella email occorre mettere le info sulla distanza dalle principali attrazioni (mare, montagna) e info sui servizi convenzionati che serviranno al nostro possibile ospite per ricordare anche a distanza di qualche giorno le informazioni che gli servono per scegliere:

La nostra è una struttura nuova situata al centro del paese dove si possono raggiungere a piedi, bar, ristoranti, pizzerie, supermercati, posta, tabacchino, gelateria, fermata dell’autobus. Si possono raggiungere le nostre bellissime spiaggie a 30 metri. La mattina viene effettuata una ricca e abbondante colazione a buffet libero ,dove si possono trascorrere dei momenti di relax e di lettura. La struttura è composta da camere ampie e confortevoli, tutte personalizzate e colorate, attrezzate da tv a schermo piatto, frigo bar, climatizzate e con bagno privato e phon.

Il nostro bed and breakfast offre i seguenti servizi inclusi nella tariffa: riassetto giornaliero della camera e cambio biancheria ogni giorno o anche al bisogno, wi-fe,parcheggio antistante la struttura .

Siamo sovvenzionati con: pizzeria,ristorante, lettini e ombrelloni in spiaggia, transfer da e per aeroporti, noleggio auto e scooter.

5. Indichiamo il prezzo del soggiorno ricordando data arrivo, data partenza, numero di persone e notti e soprattutto indicare chiaramente se il prezzo è a camera o a persona:

Per la tua richiesta di una camera doppia per 2 adulti e un bambino dal 31/12/2009 al 11/01/2010 il costo è di euro 400 a camera.

6. Si coclude con le info sui pagamenti e sulla struttura:

Se desideri effettuare la prenotazione ti preghiamo di inviarci mail di conferma, in tal caso ti invieremo coordinate bancarie per l’acconto pari al 20%.

e una frase ad effetto che resterà impressa nella mente del visitatore:

Il nostro migliore servizio è l’ospitalità,cordialità e massima gentilezza.

Nella parte finale dell’email inoltre è opportuno indicare nome, indirizzo, città, telefono, email e sito web della nostra struttura.

7. link pagine principali che ricordano al visitatore sia il sito web che le nostre camere,posizione e foto
Camere: http://www.sitoweb.com/it_camere-lucca.html
Dove siamo: http://www.sitoweb.com/it_dove-siamo.html
Fotogallery: http://wwwsitoweb.comm/it_fotogallery-bb-lucca.html
Escursioni: http://www.sitoweb.com/it_escursioni-lucca.html